El Proceso de Descargos: La Defensa de la Empresa ante un Mal Empleado

La pesadilla de todo gerente: Descubres que un empleado te está robando dinero, o llega borracho reiteradamente al puesto de trabajo. Movido por la rabia, lo llamas a la oficina, le gritas que está despedido, le pagas lo que le debes hasta ese día y le dices que se vaya.

Seis meses después, un juez laboral condena a tu empresa a pagarle una indemnización millonaria a ese empleado por "Despido Injusto". ¿Por qué, si él fue el que robó o llegó borracho? Porque violaste su Derecho Fundamental al Debido Proceso (Art. 29 de la Constitución). En Colombia, ningún empleador es un "Dios" que pueda despedir arbitrariamente sin antes darle la oportunidad al empleado de defenderse en una Diligencia de Descargos.

1. El Error Fatal: La Inmediatez y el Silencio

La Corte Suprema ha establecido que si vas a aplicar el Artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo (Justas Causas para Despedir), tienes que seguir unos pasos milimétricos. Si descubres la falta gravísima hoy, no lo puedes echar hoy mismo. Tienes que llamarlo a descargos.

Y si, por el contrario, descubres el robo en enero, pero lo llamas a descargos en abril (tres meses después), el juez anulará el despido, porque la ley exige el principio de Inmediatez. Si dejaste pasar mucho tiempo sin hacer nada, la ley asume que "le perdonaste la falta".

2. Los 4 Pasos Obligatorios para un Despido Blindado

Para que el despido por justa causa sea legal y no te cueste un peso en indemnizaciones, aplica este protocolo:

Paso 1: La Citación Formal (Por escrito)

Entrégale una carta firmada (o correo corporativo) donde lo citas a "Diligencia de Descargos". La carta DEBE contener:

• Día, hora y lugar de la reunión.
• La descripción detallada de los hechos que se le acusan (Ej. "El día martes a las 4 PM usted agredió al cliente...").
• Dato clave: Si el empleado pertenece a un Sindicato, debes indicarle en la carta que tiene derecho a estar acompañado por dos representantes del sindicato.

Paso 2: La Diligencia (La Reunión)

El día de la cita, te sientas con él (ojalá con Recursos Humanos como testigo). Le muestras las pruebas (videos, correos, facturas). Luego, le haces preguntas y anotas TODO lo que él responda. Él tendrá la oportunidad de dar sus excusas (Ej. "Yo no robé eso, fue mi compañero de turno").

Paso 3: El Acta de Descargos

Todo lo conversado debe quedar plasmado en un "Acta de Descargos". Al final de la reunión, le pides al empleado que la lea y la firme. Si se niega a firmar (muy común), consigues inmediatamente a dos testigos de la empresa que firmen el acta certificando que el empleado estuvo ahí pero se negó a firmar.

Paso 4: La Carta de Terminación (Motivada)

Luego de la reunión, la gerencia analiza lo que el empleado dijo. Si sus excusas fueron inválidas o absurdas, al día siguiente le entregas la Carta de Despido. Esta carta debe detallar claramente que fue despedido basándose en el numeral X del Artículo 62 del C.S.T., habiéndose surtido el proceso de descargos.

3. Suspensión vs. Despido

El Reglamento Interno de Trabajo de tu empresa es tu Biblia. A veces la falta no da para un despido inmediato (Ej. El empleado llegó tarde por segunda vez). Tras los descargos, en lugar de carta de despido, emites un "Memorando de Suspensión" sin goce de sueldo por 1 o 3 días, dejando el antecedente. Cuando el empleado acumula varios llamados de atención formales (descargos), el despido por justa causa será inminente e innegable.

Fuentes Normativas

• Código Sustantivo del Trabajo — Artículos 62, 115 (Procedimiento para sanciones).
• Jurisprudencia Constitucional sobre el Debido Proceso Disciplinario Privado.

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